Schiedammers & de stad samen aan de slag

“Veranderingen geven voldoening!”

De drive van Piet Bakker, Ingenieursbureau gemeente Schiedam:

“Veranderingen geven voldoening!”

Piet Bakker werkt sinds 2009 bij het Ingenieursbureau van de gemeente Schiedam. Binnen het bureau vormen ambtenaren de plannen voor de buitenruimte van de hele stad – dus pleinen, bruggen, straten, parken – en besteden zij de werkzaamheden uit aan partijen die de plannen realiseren. SchiedamsDOEN is voor projectmanager Piet Bakker een logische en heel welkome verandering in werken. Hij benadrukt dat er in relatief korte tijd heel veel is geschoven in de manier van werken binnen de gemeentelijke organisatie, met externe professionele partijen die zaken uitvoeren, en vooral ook met de Schiedammers in de stad. “We zijn er nog niet, want we moeten nog leren om zaken goed af te ronden”, waarschuwt hij.

Buitenruimte was stiefkindje
Juni 2009 trad Piet in dienst bij het Ingenieursbureau. “Ik was geschrokken van de kwaliteit van de openbare ruimte binnen de gemeente. Onder andere over straten, pleinen en parken. Maar met veel arbeid heeft de buitenruimte de afgelopen jaren een volwassen status gekregen. Dat is te zien in Schiedam en daar mogen wij best trots op zijn! Ook de functie en werkwijze van het Ingenieursbureau is sterk veranderd.”

IMG_7408Wat doet het Ingenieursbureau?
Vroeger was het Ingenieursbureau van de gemeente een zelfstandige en uitvoerende organisatie die was ondergebracht bij de ONS. Inmiddels is het bureau geïntegreerd binnen een interne afdeling met een andere taak: een regietaak. Niet meer gericht op de uitvoering zelf, maar op de planvorming en engineering. Vanuit het ROB (stedenbouw) krijgt het Ingenieursbureau inrichtingsplannen en laat daar vervolgens een technisch voorlopig ontwerp van maken, wat na goedkeuring wordt omgezet naar een definitief ontwerp. Het definitief ontwerp leidt naar een bestek met bijbehorende bestekstekeningen. Uiteindelijk wordt het product op de markt aanbesteed en door externe professionals uitgevoerd. Via een aanbesteding kunnen geselecteerde partijen worden uitgenodigd. Bij grotere werken kan dat via een openbare aanbesteding, of zelfs op Europees niveau liggen. Sommige werken gaan weg tegen de laagste prijs, of gaan middels EMVI: Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Bij grotere werken waar veel hinder en of overlast wordt verwacht voor de omgeving kijkt het Ingenieursbureau ook hoe een uitvoerende partij meedenkt over een omleidingsplan of een communicatieplan voor de omwonenden. Dan zijn ook die aspecten een onderdeel van de gunning.

Alle wensen inventariseren
Met de Schiedammers wordt sinds 2014 veel beter samengewerkt, aldus Piet. “Alle plannen die we voor de stad ontwikkelen, delen we nu tijdig met de burgers. En we doen ons uiterste best om zoveel mogelijk van hun wensen vanaf het begin te vertalen naar de plannen, als dat past binnen de regelgeving. We proberen alles goed te motiveren en zo transparant mogelijk te werken. Als iets niet kan, zeggen we heel duidelijk ‘nee’ en verklaren we in begrijpelijke taal waarom het echt niet kan. Over de Lange Haven hebben we bijvoorbeeld heel veel met de omwonenden, winkeliers en ondernemers gesproken. Alles wensen zijn geïnventariseerd. En natuurlijk zijn die niet allemaal in te willigen en staan sommige wensen haaks op elkaar. Maar we zijn voor het uiterste gegaan!”

Onvrede
Helaas lopen ambtenaren regelmatig aan tegen onvrede uit de historie. “Dat speelt nog in veel projecten mee. Het is soms moeilijk om zelf goed te focussen op het ‘hier en nu’, ook omdat je het wantrouwen vaak goed begrijpt.”
Een veelgehoorde klacht is dat de ambtenaren de stad niet goed kennen en alleen het traject station – Stadskantoor bewandelen. “Ik kan niet voor alle collega’s spreken,” stelt Piet. “Maar wij zijn als Ingenieursbureau verplicht om de buitenruimte op te zoeken. We gaan vanzelfsprekend altijd ter plekke kijken als er een klus moet worden uitgevoerd. Je moet weten of iets uitvoerbaar is. Dat lukt niet vanachter de tekentafel. En ook tijdens de uitvoering ga je natuurlijk kijken.”

Over SchiedamsDOEN
SchiedamsDOEN vindt Piet Bakker een goed initiatief: “Ik heb de initiatieven gelezen op de muurkrant in de lift. Leuk! Maar naar mijn idee is het gewoon participatie. We doen het samen met elkaar. Dat komt nu fysiek tot uiting in dit soort concrete voorstellen. Maar eigenlijk zou het normaal moeten zijn. Wat willen burgers voor de stad en wat kan jij er als ambtenaar aan bijdragen? En hoe kan dat transparanter en efficiënter?”

Eigen verantwoordelijkheid
Hoe kun je ambtenaren zover krijgen dat ze die stap actief richting burgers gaan zetten? “Daarvoor moet je ambtenaren ook faciliteren. We moeten eigen verantwoordelijkheid krijgen en niet over elk wissewasje hoeven discussiëren.” Piet geeft als voorbeeld: “Herman Kriek en Leon Verzijden lossen van alles op in de buitenruimte. Dat is hun werk. Voorheen moesten ze over elke klacht intern verslag doen, budget aanvragen om het op te lossen, nabellen… Nu hebben ze eindelijk een eigen jaarbudget en kunnen ze het zelf meteen oplossen. Dat scheelt ons veel geld, de burger veel ergernis en geeft Herman en Leon veel meer plezier in hun werk. Dus zorg dat je ambtenaren een duidelijke rol geeft inclusief de mandatering! Dan zorg je dat veranderingen ook meer voldoening geven. Dat is mijn persoonlijke drive.”

Veel veranderd in zes jaar
Terugkijkend op de afgelopen zes jaar telt Piet Bakker de reeks van veranderingen die hij binnen het Ingenieursbureau meemaakte: “Op 1 januari 2009 kwam het Ingenieursbureau vanuit de toenmalige ONS naar de gemeente. We werden als bureau overal bij betrokken en waren zowel opdrachtgever als opdrachtnemer, wat vanzelfsprekend frictie opleverde. Daarna werden alle externen die binnen de organisatie werkten, wegbezuinigd. Dat was zo’n veertig procent van het personeelsbestand. Maar daarmee verdween ook een groep met veel kennis van de markt. We moesten leren om niet meer meteen te kunnen anticiperen op vragen uit de organisatie en om vaker “nee” te zeggen. Daardoor ontstond ook binnen de organisatie onrust.”

Ruimte voor creativiteit
Hoe krijg je mensen zover dat ze voor hun eigen top gaan? “Het is belangrijk is dat je mensen de ruimte geeft om creatief te blijven op hun eigen vakgebied,” zegt Piet stellig. “Als je ze in een harnas stopt, doe je dat teniet. Leg de rekstok hoog genoeg zodat ze hem nog wel kunnen aanraken, anders raken ze gedemotiveerd. En blijf ze betrekken bij de totale visie en de materie. Geef mensen de ruimte om hun frustraties te uiten. Een collega die zijn frustraties uit, is vaak een heel betrokken collega!”

Lerend werken
In 2014 is er veel ten goede veranderd. Piet Bakker is weer tevreden met de rol die het Ingenieursbureau nu vervult. “Mede dankzij de leidinggevenden wordt ieders stem intern, maar ook extern, weer goed gehoord. We hebben cultuurverschillen opgelost, zijn ons bewust geworden van de rol die we binnen het geheel – dus ook in de hele stad – spelen, en hebben weer oog gekregen voor de menselijke kant van zaken. We leren omgaan met onze regierol en hebben bijvoorbeeld goede formats ontwikkeld om ‘uitvragen’ te doen naar externe bureaus. Onze processen en procedures hebben we redelijk ‘op de rit’, en dat hebben we via de weg van lerend werken moeten bereiken. We moeten aanvaarden dat we soms een zijweg moeten bewandelen om het gewenste resultaat te bereiken. Ik zie mensen om mij heen weer helemaal opfleuren. En ik hoop dat dit in 2015 nog verder doorzet. Ja zeker, daar heb ik vertrouwen in.”

Social Media

We houden u graag op de hoogte van SchiedamsDOEN.